كيف تحوّل البريد الإلكتروني إلى مهام في Gmail وOutlook: ٥ طرق

صندوق بريدك مليء بأعمال لم يدوّنها أحد. عميل يطلب عرض سعر معدّلًا، وزميل يحتاج موافقتك قبل الخميس، وفاتورة تنتظر الاعتماد. كل رسالة من هذه مهمة مختبئة داخل بريد، وتكلفة نسيانها أعلى بكثير من جهد تسجيلها. إليك خمس طرق لتحويل البريد إلى مهام، من الأبسط إلى الأكثر أتمتة.

١. استخدم «إضافة إلى المهام» في Gmail

افتح الرسالة في Gmail، واضغط أيقونة «إضافة إلى المهام» في الشريط العلوي، لتُنشأ مهمة مرتبطة بالرسالة الأصلية. الخدمة مجانية وتستغرق ثوانٍ. لكنها يدوية بالكامل: أنت تختار الرسائل، وتكتب الخطوة التالية، وتحدد تاريخ الاستحقاق.

٢. ضع علامة متابعة أو اسحب الرسائل في Outlook

في Outlook، تظهر الرسالة التي تضع عليها علامة متابعة في Microsoft To Do ضمن «البريد المُعلَّم»، وسحب الرسالة إلى أيقونة المهام ينشئ مهمة مرفقًا بها البريد. تصلح هذه الطريقة لعدد قليل من الرسائل، لكن العلامات تتراكم سريعًا ولا تخبرك بما تتطلبه الرسالة فعلًا.

٣. صنّف الرسائل أو ضع نجمة وراجعها في وقت ثابت

أنشئ تصنيف «إجراء مطلوب» أو استخدم النجوم، ثم راجعه في موعد ثابت كل يوم. لا تحتاج هذه الطريقة إلى أدوات إضافية، لكنها تحوّل صندوق الوارد إلى قائمة مهام، وهو لم يُصمَّم لذلك. فالرسائل تبقى مرتبة بحسب وصولها، لا بحسب أهميتها.

٤. أعد توجيه الرسائل إلى تطبيق مهام

تمنحك معظم تطبيقات المهام عنوانًا خاصًا لإعادة توجيه الرسائل إليه، فتتحول الرسالة المُعاد توجيهها إلى مهمة. هذا يجمع عملك في مكان واحد، لكنك ما زلت تفرز يدويًا، وإعادة التوجيه خطوة إضافية ستتجاهلها في الأيام المزدحمة.

٥. دع الذكاء الاصطناعي يستخرج المهام تلقائيًا

يقرأ استخراج المهام بالذكاء الاصطناعي البريد الوارد، ويحدد الطلب وصاحبه والموعد النهائي، ويضيفه إلى قائمة مرتبة بالأولوية دون أي جهد منك. يعمل تاسكيفاي بهذه الطريقة مع Gmail وOutlook وباللغتين العربية والإنجليزية، عبر وصول للقراءة فقط، فلا يستطيع إرسال أي شيء أو حذفه من حسابك.

أي طريقة تختار؟

• أقل من ٢٠ رسالة تتطلب إجراءً يوميًا: يكفيك «إضافة إلى المهام» في Gmail أو علامات Outlook.
• عمل مشترك مع فريق: أعد التوجيه إلى تطبيق مهام مشترك ليراه الآخرون.
• أكثر من ٥٠ رسالة يوميًا، أو مواعيد لها عواقب حقيقية: أتمت خطوة التسجيل بالذكاء الاصطناعي.

أيًّا كانت الطريقة، فالمبدأ واحد: سجّل الإجراء وتاريخ الاستحقاق لحظة قراءة الرسالة، واعمل من قائمة واحدة مرتبة بالأولوية بدل صندوق الوارد.

الأسئلة الشائعة

هل يستطيع Gmail تحويل البريد إلى مهمة تلقائيًا؟

ليس من تلقاء نفسه. يتيح لك زر «إضافة إلى المهام» في Gmail إنشاء مهمة من رسالة تختارها، لكنك أنت من يقرر أي الرسائل مهمة ويكتب الخطوة التالية. أما أدوات الذكاء الاصطناعي مثل تاسكيفاي فتقرأ البريد الوارد وتستخرج الإجراء المطلوب والموعد النهائي نيابةً عنك.

كيف أحوّل رسالة Outlook إلى مهمة؟

ضع علامة متابعة على الرسالة فتظهر في Microsoft To Do ضمن «البريد المُعلَّم»، أو اسحبها إلى أيقونة المهام لإنشاء مهمة مرفق بها البريد. وكلتا الطريقتين يدويتان لكل رسالة.

ما أسرع طريقة لمنع البريد من التحول إلى مواعيد فائتة؟

سجّل الإجراء وتاريخ الاستحقاق لحظة قراءة الرسالة، ثم راجع قائمة واحدة مرتبة بالأولوية بدل صندوق الوارد. وأتمتة خطوة التسجيل تُلغي العادة التي يجد معظم الناس صعوبة في الالتزام بها.